Medewerker Orderadministratie

Your tasks

Als Medewerker Orderadministratie ben je verantwoordelijk voor het beheer van het software inkoopproces. Je werkt samen met teams om behoeften te identificeren, orders te plaatsen en licenties te beheren. Ook onderhoud je contact met leveranciers, rapporteer je aan het management en bied je ondersteuning aan gebruikers. Met sterke communicatieve vaardigheden en aandacht voor detail, zorg je voor een soepele werking van onze software-infrastructuur.

Software Inkoop en Bestellingen:

• Samenwerken met relevante teams om softwarebehoeften en -vereisten te identificeren.
• Initiatie van inkooporders voor softwarelicenties, abonnementen en upgrades, waarbij nauwkeurigheid en naleving van organisatorische beleidsregels worden gewaarborgd.
• Zorgen voor tijdige levering van softwarelicenties en het bijhouden van uitgebreide administratie van alle transacties.
• Bewaken van de voorraadniveaus van software en proactief aanbevelingen doen voor aanvullingen indien nodig.

Leveranciersbeheer:

• Opbouwen en onderhouden van positieve relaties met softwareleveranciers.
• Plannen en uitvoeren van vergaderingen met leveranciers om te onderhandelen over licentieovereenkomsten, prijzen, updates en het aanpakken van eventuele openstaande kwesties of zorgen.
• Beoordelen van de prestaties van leveranciers en tijdig reageren op eventuele afwijkingen of problemen.

Rapportage aan het Management:

• Regelmatig management op de hoogte houden van de status van softwarebestellingen en inkoopactiviteiten.
• Opstellen van gedetailleerde rapporten over de voortgang van bestellingen, leveringstermijnen en eventuele potentiële risico's of knelpunten.
• Verstrekken van inzichten en aanbevelingen om risico's te beperken en inkoopprocessen te optimaliseren.

Gebruikersondersteuning voor Speciale Softwareverzoeken:

• Snelle reactie op gebruikersvragen over de beschikbaarheid, compatibiliteit en speciale verzoeken met betrekking tot software.
• Nauwkeurig registreren van speciale softwareverzoeken via het ticketsysteem en de voortgang ervan bijhouden.
• Samenwerken met relevante teams om unieke softwarevereisten te vervullen, waarbij er duidelijke communicatie met gebruikers wordt gehandhaafd gedurende het proces.

E-mailcommunicatie:

• Effectief communiceren met leveranciers, interne belanghebbenden en eindgebruikers via e-mail.
• Zorgen voor tijdige reacties op vragen en follow-ups, waarbij georganiseerde e-mailcorrespondentie met betrekking tot softwarebestellingen en inkoopactiviteiten wordt gehandhaafd.